SAM ist ein unbeliebter Zeitgenosse: Sich mit ihm auseinanderzusetzen kostet Zeit, Geld und Nerven, keine Frage. Aber SAM ist gleichzeitig sehr hilfsbereit – wenn man eng mit ihm zusammenarbeitet gibt er in kritischen Situationen sehr detaillierte Auskünfte, hilft Kosten zu sparen und verteidigt einen gegenüber ungerechtfertigten Anschuldigungen. SAM heißt mit ganzem Namen Software Asset Management und will eigentlich beliebt sein.

Software Asset Management ist schwierig – aus vielen Gründen: Zum einen weil Software als immaterieller Vermögenswert von den Nutzern weitgehend als Commodity betrachtet wird, zum anderen weil das Thema Lizenzmanagement an sich schon so komplex ist, dass es kaum zu beherrschen ist. Trotzdem ist es nicht nur ungeheuer sinnvoll, sondern gar notwendig, sich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen. Und lohnenswert! Denn die erzielbaren Vorteile sind zahlreich und wertvoll!

Die größten und nachhaltigsten Einsparpotenziale im IT-Management liegen erfahrungsgemäß in einer systematischen Reduktion der IT-Betriebskosten, die sich im Wesentlichen aus den Personalkosten und IT-Investments zusammensetzen. Einsparungen im Bereich Personal sind oft teuer und kurzfristig. Auf Abfindungsprogramme folgen nicht selten Einstellungswellen, weil zu viele oder die falschen Mitarbeiter abgebaut worden sind und Ressourcen und Qualifikationen teuer wiederbeschafft und aufgebaut werden müssen.

Die attraktiveren Effizienzpotenziale – das zeigen auch die aktuellen Diskussionen um Virtualisierung, Cloud Computing, Infrastructure- und Software-as-a-Service – liegen hingegen in einer intelligenten Optimierung der Investments. Diese Optimierung klingt jedoch leichter als sie ist.

Gerade die o.g. neuen Trends bieten dabei viele Fallstricke welche die angestrebte Optimierung schnell erschweren können. So ist es natürlich sehr attraktiv, statt mehrerer Server zukünftig nur noch wenige leistungsfähige Server einzusetzen, und diese zu virtualisieren. Die so geplanten Kostenvorteile können jedoch schnell wieder zunichte gemacht werden, wenn die Lizenzmodelle der eingesetzten Software die Virtualisierung nicht positiv unterstützen.

Die Software Hersteller machen es Ihren Kunden dabei aktuell extrem schwer, die optimale Struktur zu bestimmen: Ihre Lizenzmodelle nutzen – situationsspezifisch – die unterschiedlichsten Parameter als Berechnungsgrundlagen und sind somit kaum durchschaubar. Besteht die Nutzungseinschränkung bei der Microsoft Server Enterprise Lizenzierung zum Beispiel in der Anzahl der lizenzierbaren virtuellen Maschinen auf dem Server, müssen bei der Lizenzierung der gleichen Server im Data Center Modell die Anzahl der CPUs berücksichtigt werden, wohingegen die Anzahl der virtuellen Maschinen auf dem Server unbeschränkt ist. Oracle unterscheidet bei der Berechnung der erforderlichen Lizenzen für ihre Datenbanken z.B. neben der Art der Virtualisierung und der Anzahl der CPUs auch noch nach dem Hersteller und Modell der CPUs.

Neben der von den Software-Anbietern provozierten Komplexität scheitert die Optimierung der Investments in den Unternehmen jedoch oft auch an hausgemachten Problemen: In der Regel kennen die Unternehmen zwar ihre materiellen Assets sehr genau (bitte schauen Sie doch einmal, auf welchen Gegenständen in Ihrem Büro sie alles Inventarisierungsaufkleber finden!), über die im Unternehmen eingesetzten Software-Produkte gibt es in der Regel jedoch keine belastbaren Daten. Grund hierfür ist ein eher passives Management dieser immateriellen Assets und – noch wichtiger – die fehlende übergreifende Integration des Lizenzmanagements in die Prozesslandschaft des Unternehmens.

Gibt es ein Lizenzmanagement, so ist es oftmals der Einkaufsabteilung zugeordnet, welche die Beschaffungen überwacht und die Lizenzen verwaltet – dieser fehlt jedoch i.d.R. die fachliche Kompetenz, um die richtige Lizenz für den geplanten Einsatzzweck zu bestimmen bzw. die Lizenzverwendung zu kontrollieren. Die Beschaffung von Lizenzen wird stattdessen auf fachlicher Ebene initiiert, auf der wiederum das erforderliche Know-How über Lizenzmetriken und preisrelevante Parameter fehlt. Die Folge ist eine unter dem Gesichtspunkt der Total Cost of Ownership nicht optimale IT-Architektur.

Versteht man Lizenz- bzw. Software Asset Management als echten Bestandteil eines übergreifenden IT-Asset Lifecycle Managements unterstützt es ein „richtiges“ IT-Management sehr effektiv. An der Schnittstelle IT-Architektur, IT-Betrieb und Finanzen positioniert ermöglicht es signifikante Kosteneinsparungen, indem es die IT-Investments optimiert, Unter- und Überlizenzierungen aufdeckt, hierdurch Wartungslücken und damit betriebliche Risiken reduziert und hilft, unnötige Support-Aufwendungen sowie Sicherheits- und Compliance-Verstößen vorzubeugen.

Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die sich aktiv mit dem IT Asset Lifecycle Management auseinandersetzen, Software und Hardware Assets integriert betrachten und ihr IT Management aktiv steuern, lösen einen wesentlichen Zielkonflikt der IT – Kostenoptimierung bei gleichzeitiger Risikominimierung – und erzielen hierdurch einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil im Markt.

Kommentar von Marc Strüßmann und Thomas Becker,
20. Oktober 2010